Tempo de Guarda de Documentos Financeiros e de Departamento Pessoal em Empresas: Conhecendo as Regras
19 de setembro, 2023
Por que a Guarda de Documentos é Importante para Empresas?
Conformidade Legal: A conformidade com regulamentações governamentais é uma das razões mais críticas para a guarda de documentos. O não cumprimento pode resultar em multas substanciais e litígios. Manter registros atualizados e em conformidade com a legislação é fundamental.
Proteção de Ativos: Documentos relacionados a ativos da empresa, como propriedades e investimentos, devem ser mantidos para comprovar a propriedade e os valores associados. Isso é crucial em caso de disputas legais ou transações.
Tomada de Decisão Informada: Documentos financeiros, relatórios de desempenho e análises anteriores são valiosos para a tomada de decisões empresariais informadas. Eles fornecem insights sobre o histórico da empresa e ajudam a planejar o futuro.
Suporte a Auditorias: A guarda adequada de documentos é essencial durante auditorias internas e externas. Os auditores precisam de acesso a informações precisas e atualizadas para avaliar a conformidade financeira e operacional da empresa.
Proteção contra Litígios: Em caso de litígio, documentos podem servir como prova. Contratos, correspondências e outros registros podem ser vitais para defender os interesses da empresa em disputas legais.
Prazos de Guarda de Documentos Empresariais
A guarda de documentos deve ser realizada com base em prazos específicos definidos por regulamentações governamentais e legislação empresarial. Abaixo estão os prazos típicos de retenção para alguns tipos de documentos:
Documentos Trabalhistas e Previdenciários:
2 anos: Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho, Aviso-prévio, Pedido de Demissão.
5 anos: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), diversos acordos e recibos.
10 anos: PIS/Pasep, Folha de Pagamento.
20 anos a partir do desligamento do trabalhador: Exames médicos, Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).
Indeterminado: Livro de Atas da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA), Livro de Inspeção do Trabalho, Livros de registro de empregados.
Documentos Fiscais e Contábeis:
10 anos: Comprovantes de recolhimento de tributos, notas fiscais, Sistema eletrônico de dados de escrituração fiscal ou contábil.
Indeterminado: Livro diário, Livro razão.
Documentos Contratuais:
3 anos: Contrato de locação de bem imóvel.
10 anos: Contrato de prestação de serviços, contrato de leasing.
Indeterminado: Contrato social e alterações, Estatuto, Livro de Acionistas.
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Pablo Querioz
Mestre em Controladoria e Contabilidade (UFMG), Bacharel em Ciências Contábeis (PUCMG), Sócio da Aporte Assessoria Contábil, Membro da Comissão de Jovem Empreendedor do CRCMG. Atua na área contábil há 7 anos, especializado em pequenas empresas.
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