Desvendando os Mistérios Contábeis e Fiscais: O Guia Definitivo para a Gestão de Condomínios
20 de setembro, 2023
Condomínio precisa ter CNPJ?
Sim. Mesmo “não sendo consideradas pessoas jurídicas” pela lei, o cadastro CNPJ dos condomínios é obrigatório por uma determinação do segundo inciso do artigo 4º da Instrução Normativa RFB nº1863/18 que diz que também são obrigadas a se inscrever no CNPJ: “condomínios edilícios, conceituados nos termos do art. 1.332 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002, e os setores condominiais na condição de filiais, desde que estes tenham sido instituídos por convenção de condomínio”.
Condomínio precisa manter registros contábeis?
Não. É necessário apenas o registro de modo a viabilizar minimamente uma prestação de contas e uma previsão orçamentária anual, conforme exigido pelo art. 1.348 do Código Civil brasileiro. Contudo, recomendamos que sejam realizados os registros contábeis para maior transparência na prestação de contas.
Condomínio precisa de um contador?
Sim. Apesar dos registros para prestação de contas não necessariamente precisarem ser realizados por um contador, o condomínio possui diversas obrigações legais com a Prefeitura, Estado e União, e para que o condomínio esteja sempre em dia com suas obrigações é necessário o acompanhamento de um profissional qualificado.
Mas quais são essas obrigações que precisam de um contador para realizar e acompanhar?
1. Responsabilidades Contábeis dos Condomínios
1.1 Contabilidade e Prestação de Contas
Os condomínios devem manter registros precisos de todas as transações financeiras. Para isso, recomendamos que sejam feitos registros contábeis para garantir que os mesmos sejam realizados de maneira adequada, com a escrituração das receitas (taxas de condomínio, aluguéis de áreas comuns, entre outros) e despesas (manutenção, limpeza, segurança, etc.).
1.2 Elaboração do Orçamento Anual e Cumprimento do Regimento
Anualmente, os condomínios devem elaborar um orçamento detalhado que preveja todas as despesas necessárias para o funcionamento eficiente do condomínio. Esse orçamento deve ser aprovado em uma assembleia de condôminos. O orçamento é uma ferramenta essencial para garantir que as taxas de condomínio sejam suficientes para cobrir todas as despesas e planejar futuros investimentos.
Além disso, o condomínio precisa seguir o regimento e fazer a produção e registro, quando necessário, das atas de reuniões e eleições.
1.3 Prestação de Contas aos Condôminos
A transparência é fundamental em condomínios. Os síndicos devem prestar contas regularmente aos condôminos, fornecendo relatórios financeiros que detalhem as receitas e despesas. Além disso, a legislação geralmente exige que os documentos contábeis estejam disponíveis para inspeção pelos condôminos.
2. Responsabilidades Tributárias dos Condomínios
2.1 Pagamento de Impostos
Os condomínios são entidades jurídicas e, como tal, podem estar sujeitos a obrigações fiscais. As obrigações tributárias podem variar de acordo com a legislação local e o tipo de condomínio. Alguns condomínios podem estar isentos de certos impostos, mas ainda assim devem cumprir com suas obrigações de registro e apresentação de declarações, tais como:
INSS – Instituto Nacional do Seguro Social – O INSS é a contribuição destinada à Previdência Social para auxiliar no pagamento de aposentadorias e benefícios previdenciários. 20% da remuneração de todos os profissionais contratados ou autônomos – incluindo o síndico – precisam ser recolhidos mensalmente.
FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – Condomínios que possuem funcionários com carteira assinada (CLT), precisam contribuir mensalmente para o FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.
DARF – Documento de Arrecadação de Receitas Federais – O DARF é uma guia emitida pelo Ministério da Fazenda e pela Receita Federal para que o condomínio faça o pagamento dos tributos, bem como para cumprir determinadas obrigações contábeis, como o IRPF, PIS, COFINS, CSLL e outros, retidos ou não.
DAM – Documento de Arrecadação Municipal – Por ser um tomador de serviços, poderá recolher o ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza) mediante a necessidade de realizar retenções na hora de tomar serviços.
2.2 Retenção na Fonte
Os condomínios que contratam prestadores de serviços, como funcionários, devem estar cientes das regras de retenção na fonte de impostos. É importante reter e repassar os impostos devidos conforme a legislação aplicável.
Os condomínios devem efetuar a retenção na fonte da CSLL, da Cofins e do PIS-Pasep – sobre os pagamentos efetuados a pessoas jurídicas de direito privado, pela prestação de serviços de limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores e locação de mão de obra, pela prestação de serviços de assessoria creditícia, mercadológica, gestão de créditos, seleção e riscos, administração de contas a pagar e a receber, bem como pela remuneração de serviços profissionais (art. 30 da Lei 10.833/2003).
Recolhimento Previdenciário (INSS) – De acordo com o art. 3º da IN RFB nº 971/2009 se tratando de contribuições ao INSS os condomínios são considerados como empresa e, nas hipóteses de contratação de serviços prestados mediante empreitada ou cessão de mão de obra, previstas no art. 117 e 118 da referida Instrução Normativa, é obrigado a efetuar a retenção de INSS e quando se enquadrar como empregador, deve reter o imposto sobre os rendimentos que paga aos seus empregados e autônomos.
IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte – O condomínio é responsável pela retenção e recolhimento do IRRF quando se enquadrar como empregador, retendo o imposto sobre os rendimentos que paga aos seus empregados.
ISS – Imposto sobre Serviços – O condomínio poderá ser obrigado a proceder com a retenção do ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza) de acordo com a legislação de cada município em que deve ser observado se a prefeitura considera os condomínios como substitutos tributários, tornando-os obrigados a reter o imposto.
2.3 Obrigações Acessórias
As obrigações fiscais de um condomínio podem ser acessórias ou principais. As obrigações principais são os pagamentos dos tributos e as obrigações acessórias são declarações que devem ser enviadas aos órgãos fiscais. Agora veja a seguir as obrigações ficais acessórias de um condomínio:
DES (Declaração Eletrônica de Serviços) – É um software que foi criado e distribuído pela Prefeitura de Belo Horizonte (MG) ele serve para que o contribuinte informe a prefeitura itens como a relação de serviços tomados, recolhimento de ISS retido e fixo. Obs: aqui foi realizado o exemplo da Prefeitura de Belo Horizonte, mas normalmente cada munícipio tem sua própria declaração, podendo ter nomes diferentes.
eSocial – É um sistema que serve para os contribuintes prestarem informações para o governo. É um sistema que unifica vários órgãos públicos e que os administradores do condomínio devem utilizar para prestar informações.
DCTF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) – Serve para declarar informações sobre vários tributos e contribuições. O que pode ser declarado na DCTF: IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica); CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), entre outros. Obs.: essa obrigação possui multa automática pela entrega em atraso.
Reinf – Escrituração Fiscal Digital de Retenções e outras Informações Fiscais – É uma obrigação fiscal que se refere às informações sobre serviços terceirizados como limpeza, manutenção (jardinagem, piscinas etc.), serviço de portaria, construção civil, segurança, entre outros, sendo obrigatória sua declaração desde 2021. A Reinf faz parte do bloco do Sped Fiscal do eSocial e seu prazo de entrega vence no dia 15 de cada mês, possuindo multa quando entregue em atraso.
DIRF – Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – A DIRF é uma declaração que deve ser entregue anualmente. Seu objetivo é informar à Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil o valor das contribuições retidos na fonte, entre outros.
Orientações Aporte
O cumprimento das obrigações contábeis e tributárias é essencial para a sustentabilidade financeira e a transparência dos condomínios. A não conformidade pode resultar em penalidades financeiras e problemas legais. Portanto, é altamente recomendável que os condomínios contem com o apoio de profissionais de contabilidade e consultores fiscais para garantir o cumprimento de todas as obrigações legais.
Além disso, os condôminos também desempenham um papel importante ao participar ativamente das assembleias e monitorar as finanças do condomínio. Uma gestão transparente e responsável contribui para o bem-estar de todos os envolvidos e para a manutenção de um ambiente harmonioso no condomínio.
Vale lembrar que é essencial para os condomínios possuírem um Certificado Digital. Este funciona como uma identidade virtual e permite realizar assinaturas digitais com validade jurídica e atos online com mais segurança. Todos os tipos de condomínios precisam ter o certificado digital atualizado para conseguir cumprir as obrigações fiscais. Apenas com o certificado é possível acessar certas ferramentas como o canal “Conectividade Social” da Caixa Econômica Federal e o eSocial, usados para enviar informações sobre o FGTS, INSS, RAIS e outras, bem como outros órgãos e para a emissão das guias de pagamento.
Tags: Obrigações Fiscais de Condomínios, Contabilidade para Condomínios e Regularização de Condomínios
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Pablo Querioz
Mestre em Controladoria e Contabilidade (UFMG), Bacharel em Ciências Contábeis (PUCMG), Sócio da Aporte Assessoria Contábil, Membro da Comissão de Jovem Empreendedor do CRCMG. Atua na área contábil há 7 anos, especializado em pequenas empresas.
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